Políticas de uso del LMS gestionado por la DNIA

Propósito

Este documento establece los lineamientos de uso del sistema de gestión de aulas virtuales ‘moodle’ de la Universidad Nacional de Colombia, alojado en la dirección https://campus.virtual.unal.edu.co y bajo la administración de la Dirección Nacional de Innovación Académica - DNIA. Dicho sistema se denominará LMS a lo largo de este documento. Abarcan los lineamientos generales de uso y las responsabilidades asociadas.

Aplicabilidad

Estas políticas aplican para los administradores del LMS así como para los usuarios del sistema, en sus diferentes roles.

Políticas relacionadas

Los siguientes documentos contienen políticas de la Universidad Nacional de Colombia relacionadas con el uso y gestión del LMS.

Tipos de aulas virtuales

El LMS aloja los siguientes tipos de aulas virtuales:

  • Aulas tipo 1: aulas asociadas a cursos oficiales de pregrado y posgrado de la Universidad Nacional de Colombia.

    • Aulas tipo 1 - semilla: aulas asociadas a cursos oficiales de pregrado y posgrado de la Universidad Nacional de Colombia creadas antes de que esté disponible la programación académica oficial de un determinado periodo. Se utilizan para preparar con anticipación el contenido de un aula tipo 1. Por esta razón, este tipo de aula no suelen tener estudiantes inscritos.

  • Aulas tipo 2: aulas asociadas a procesos de capacitación interna de la Universidad Nacional de Colombia.

  • Aulas tipo 3: aulas asociadas a actividades de extensión de la Universidad Nacional de Colombia.

  • Aulas tipo 4: aulas asociadas a otros tipos de actividades y procesos de la Universidad Nacional de Colombia.

Creación de aulas virtuales

  • Aulas tipo 1: estas aulas se crean a partir de la programación académica oficial de la Universidad Nacional de Colombia registrada en el Sistema de Información Académica - SIA - que es administrado por la Dirección Nacional de Información Académica. Cada profesor registrado en el SIA puede crear directamente las aulas asociadas a sus cursos oficiales, siguiendo el procedimiento explicado en la página de preguntas frecuentes sobre uso de moodle. También es posible crear las aulas de forma manual a través de una solicitud al correo unvsoporte@unal.edu.co.

    • Aulas tipo 1 - semilla: cada docente de la Universidad Nacional puede solicitar la creación de estas aulas mediante un correo a unvsoporte@unal.edu.co.

  • Aulas tipos 2, 3 y 4: para la creación de estas aulas, los interesados deben enviar un correo a unvsoporte@unal.edu.co explicando el requerimiento. Cada caso se analizará individualmente.

Inscripción en las aulas virtuales

  • Aulas tipo 1: cuando se crea un aula virtual a partir de la información del SIA se inscribe automáticamente a los estudiantes y docentes del curso en el aula virtual, con el rol respectivo. La gestión posterior de inscripción y retiro de usuarios en el aula se realiza de forma manual. También es posible gestionar la inscripción de usuarios con apoyo de la DNIA; para ello, el profesor titular del curso debe enviar un correo a unvsoporte@unal.edu.co.

  • Aulas tipo 2, 3 y 4: el proceso de inscripción de usuarios en estas aulas se analiza y decide individualmente para cada caso.

Certificaciones

  • Aulas tipo 1: La DNIA no emite ningún tipo de certificación de aprobación de cursos. La información sobre notas, actividades realizadas, trabajos entregados, etc. que se aloja en el LMS no tiene carácter oficial. Cada docente es responsable de la gestión de esa información, hasta tanto se registre en el SIA.

  • Aulas tipo 2, 3 y 4: algunas aulas de este tipo pueden emitir certificaciones de cumplimiento de requisitos académicos. Estas certificaciones se refieren a que a través de la cuenta de un usuario determinado se cumplieron los requisitos diseñados en un aula determinada (Véanse las políticas de autenticación de usuarios). Estos requisitos suelen estar asociados a actividades pedagógicas específicas. Las certificaciones así emitidas no tienen carácter oficial.

Propiedad de los contenidos

La propiedad intelectual de los contenidos alojados en el LMS está determinada por las normas generales de propiedad intelectual de la Universidad Nacional.

Responsabilidad sobre los contenidos

Pueden distinguirse dos tipos de contenido en cada aula virtual:

  • Contenido que los responsables de las aulas ponen a disposición de los usuarios inscritos en ellas con el rol de estudiante. Los responsables de las aulas son también responsables por la calidad de los contenidos y por el cumplimiento de las normas de propiedad intelectual.

  • Contenido que los usuarios inscritos con el rol de estudiante suben a las aulas, como resultado de actividades académicas (por ejemplo: tareas, participación en foros, construcción de wikis, etc.). Los estudiantes son responsables por la calidad de los contenidos y por el cumplimiento de las normas de propiedad intelectual.

Herramientas externas

Al interior de cada aula virtual es posible enlazar o insertar contenidos y herramientas externas. Las responsabilidades asociadas al uso de estos contenidos y herramientas recaen en el proveedor.

La DNIA pone a disposición de los usuarios algunas herramientas externas. La DNIA tiene la potestad de eliminar el acceso a ellas, así como de ampliar esta oferta. Para ello se basa en criterios técnicos, económicos, de pertinencia.

El siguiente es el listado vigente de las herramientas externas que la DNIA pone a disposición de los usuarios del LMS, y el proveedor respectivo.

  • Servicio de videoconferencia BigBlueButton. El proveedor es la Dirección Nacional de Innovación Académica de la Universidad Nacional de Colombia.

  • Servicio de gestión bibliográfica Curriculum Builder. El proveedor es el Sistema Nacional de Bibliotecas de la Universidad Nacional de Colombia.

  • Servicio de control de plagio Turnitin. El proveedor es el Sistema Nacional de Bibliotecas de la Universidad Nacional de Colombia.

  • Servicio de Laboratorios Virtuales CloudLabs. El proveedor es Innovative Education Services and Solutions SAS a través de la Dirección Nacional de Innovación Académica de la Universidad Nacional de Colombia.

Extensiones (plugins)

La funcionalidad del LMS se puede ampliar a través de la instalación de extensiones (plugins). La DNIA es la responsable de autorizar o no la instalación y gestión de extensiones. Para ello, deberá considerar aspectos técnicos tales como compatibilidad de versiones, estabilidad de desarrollo de la extensión y documentación. Deberán realizarse pruebas sobre instancias de prueba antes de autorizar la instalación en el ambiente de producción.

Los usuarios pueden sugerir la instalación de extensiones a través de los canales de atención. El proceso de análisis, pruebas, decisión e instalación de extensiones estará supeditado a los procesos de servicio y mantenimiento de la plataforma. Por lo anterior, es posible que la instalación de una extensión se postergue hasta los periodos de bajo uso del LMS, como, por ejemplo, los periodos intersemestrales.

Retención de contenidos

  • Todo el contenido de las aulas virtuales podrá será eliminado del LMS después de 5 años de la fecha de inactividad del aula. Nota: esta política se aplicará a partir del 1 de enero de 2022.

  • Las grabaciones de las videoconferencias estarán disponibles durante el periodo académico en que se realiza la videoconferencia. Tres meses después de terminado ese periodo académico, las grabaciones podrán ser eliminadas. Nota: esta política se aplicará a partir del 1 de mayo de 2021.

  • Los usuarios serán alertados mediante correos masivos a la comunidad universitaria sobre los procesos, también masivos, de eliminación de contenidos. Esta alerta se emitirá al menos una vez con 30 días de anticipación al proceso de eliminación. Podrán emitir se alertas adicionales con anticipación inferior a 30 días.

  • El proceso de grabación de videoconferencia es técnicamente complejo y no es infalible. La DNIA pone a servicio de la comunidad este servicio para que los usuarios inscritos en un aula virtual tengan acceso a las sesiones de forma asincrónica. Sin embargo, la DNIA no se responsabiliza por el uso que se de a las grabaciones, ni por eventuales pérdidas de grabaciones debidas a fallos técnicos.

  • Los usuarios responsables de aulas virtuales podrán realizar copias de seguridad de los contenidos del aula utilizando las herramientas que provee la misma plataforma. Esas copias se mantendrán en el LMS en tanto persista el usuario. También podrán ser descargadas por el usuario. No obstante, es posible que los contenidos en esas copias no puedan ser totalmente restaurados, por efecto de incompatibilidades de nuevas versiones del LMS o de las extensiones disponibles.

  • Los usuarios docentes podrán acceder a los mecanismos de archivo a largo plazo que ponga a disposición la DNIA. En particular, podrán emplear el Repositorio de Recursos Educativos Digitales Abiertos (Alejandría-D) y a la Bodega de Cursos, siempre y cuando los contenidos cumplan con los criterios establecidos en dichas plataformas.

Acceso a aulas inactivas

Las aulas virtuales se inactivan de acuerdo con las fechas de finalización establecidas en cada una de ellas. Por defecto, las aulas tipo 1 tienen fechas de finalización asociadas a los calendarios académicos de la Universidad. El acceso a las aulas inactivas estará disponible para los siguientes roles: administrador, creador del curso, profesor, profesor no editor.

Roles y permisos

Un ‘rol’ es una colección de permisos para efectuar acciones en el LMS, que se otorgan a un usuario en un contexto específico. A manera de ejemplo, si un usuario tiene el rol de “estudiante” en una determinada aula virtual ese usuario no podrá borrar las lecciones del aula.

Es importante aclarar que el rol no identifica el tipo de vinculación que el usuario tiene con la Universidad Nacional de Colombia. Por ejemplo, una persona que tiene un contrato laboral con la Universidad Nacional de Colombia como “profesor asociado” puede tener el rol de “estudiante” en algún aula virtual del LMS.

Cada usuario del LMS ingresa a la plataforma con un rol predeterminado y que se ajusta automáticamente según el contexto en el que navegue el usuario. Los permisos de cada uno de los roles disponibles en el LMS se muestran en la siguiente tabla.

 

Rol

Permisos

Administrador

Los administradores pueden acceder a todas las aulas virtuales, crearlas y modificarlas. También pueden gestionar la inscripción de participantes en un aula. Usualmente no participan en las actividades académicas de las aulas.

Creador de cursos

Los creadores de cursos pueden crear aulas virtuales. No pueden modificar el contenido de las aulas virtuales.

Profesor

Los profesores pueden modificar cualquier cosa al interior de un aula virtual. Lo anterior incluye modificar las actividades y calificarlas. También pueden gestionar las inscripciones de los participantes en el aula.

Profesor no editor

Los profesores no editores pueden acceder a las actividades de un aula virtual y calificarlas. No pueden modificar las actividades. Tampoco pueden gestionar la inscripción de los participantes en el aula.

Estudiante

Los estudiantes pueden participar en las actividades académicas del aula.

 

Autenticación de usuarios

Los usuarios con correo institucional (@unal.edu.co) son autenticados a través del servicio LDAP. Por esta razón, deben usar el usuario y clave del correo para acceder al LMS.

Los usuarios sin correo institucional solo se crean a través de solicitudes expresas de los responsables de las aulas virtuales. Este caso sucede, por ejemplo, en las aulas tipo 3. Las instrucciones de autenticación se entregan directamente a los responsables del aula.

El LMS no cuenta con mecanismos de verificación de identidad diferentes al uso de la clave asociada a cada usuario.

Usuarios invitados

No se permite acceso al LMS a usuarios no registrados.

Suspensión y eliminación de cuentas de usuarios

Las cuentas de los usuarios que no hayan ingresado a la plataforma por dos años o más, podrán ser suspendidas. Las cuentas de los usuarios que no hayan ingresado a la plataforma por cinco años o más, podrán ser eliminadas. Los usuarios serán alertados mediante correos masivos a la comunidad universitaria sobre estos procesos. Esta alerta se emitirá al menos una vez con 30 días de anticipación al proceso de eliminación. Podrán emitir se alertas adicionales con anticipación inferior a 30 días.

Las cuentas de usuarios cuya identidad no pueda verificarse podrán ser eliminadas en cualquier momento.

Inclusión y accesibilidad

El diseño gráfico y funcional del LMS (El ‘tema’) cumple con el estándar WCGA 2.1/AA.

Los responsables de los contenidos de las aulas deben buscar satisfacer ese estándar. En concreto, se recomienda seguir los lineamientos disponibles en el curso de planificación de clases remotas.

Etiqueta

El LMS es un espacio web académico. Se espera que todo usuario participe en él con los mismos principios de intercambio de ideas y construcción de conocimiento que caracterizan el mundo académico. En particular, el respeto mutuo, el debate basado en la evidencia, el reconocimiento al trabajo de otras personas, el uso adecuado del lenguaje son algunos de esos principios que se espera que sean adoptados por todos los usuarios.

Conectividad y acceso al LMS

El acceso al LMS a través de internet es un proceso sofisticado en el que intervienen muchos agentes: el proveedor de servicios web de la universidad, el proveedor de internet del usuario, los gestores de los servidores de internet, los administradores del LMS, etc.

La DNIA, como administradora del LMS desarrolla las mejores prácticas técnicas y tecnológicas para que el LMS esté operativo en internet. Esto, sin embargo, no asegura que todos los usuarios tengan acceso permanente a él, porque también depende de las condiciones de conectividad del usuario mismo.

Por esta razón, la DNIA no se hace responsable por los problemas académicos, ni de otra índole, que puedan surgir por motivos de acceso al LMS.

Soporte técnico a usuarios

Los canales de comunicación para solicitar soporte técnico en el uso del LMS son los siguientes:

  • a través del correo electrónico unvsoporte@unal.edu.co

  • a través de la extensión telefónica 15501 (suspendido por la emergencia sanitaria COVID19)

  • atención presencial en el edificio 477, piso 2 (suspendido por la emergencia sanitaria COVID19)

Capacitación a usuarios

La DNIA brinda las siguientes opciones de capacitación a los usuarios de la Universidad Nacional de Colombia:

Privacidad y tratamiento de datos personales

Los usuarios del LMS deben acoger la política del tratamiento de datos personales de la Universidad, establecida en la Resolución 440 de 2019 de la Rectoría. En particular, los administradores del LMS se abstendrán de divulgar datos personales, privados, semiprivados o sensibles que puedan estar alojados en la plataforma.

Cada usuario tiene la posibilidad de editar su propio perfil en la plataforma para decidir qué información compartir públicamente.

La información que se comparte al interior de un aula virtual se enmarca en un espacio académico concreto y como tal se considera privada. Los usuarios se abstendrán de divulgar públicamente esa información sin el consentimiento expreso de sus autores y de las personas involucradas directa e indirectamente. Lo anterior se hace extensivo a todas las actividades académicas del aula y sus recursos, tales como tareas, evaluaciones, preguntas, wikis, blogs, videos, infografías, videoconferencias, chats, etc.